Taasisi za fedha ndogo kote Afrika Mashariki hufanya kazi karibu na wateja wao. Nchini Tanzania, Sudan Kusini na Rwanda, mara nyingi hiyo hu maanisha matawi madogo na ofisi za shambani katika miji iliyo mbali na makao makuu, maafisa mikopo wanaotumia muda mwingi wa siku kutembelea wateja, na timu zinazoshiriki habari kupitia barua pepe binafsi, vikundi vya WhatsApp na USB. Mazoea haya huwezesha kazi kuendelea, lakini pia huweka data za wateja, faili za mikopo na maamuzi ya ndani katika maeneo ambayo taasisi haiwezi kuyadhibiti.
Microsoft 365 huipa taasisi ya fedha ndogo sehemu moja salama kwa ajili ya barua pepe, faili, mikutano na gumzo, kwa kila tawi na kila mfanyakazi. Mwongozo huu unaelezea matatizo ya kawaida, zana za Microsoft 365 zinazoyatatua, na hatua za vitendo za kuziweka katika mtandao wa matawi.
Matatizo ya kila siku katika mtandao wa matawi
- Barua pepe binafsi kwa kazi rasmi. Maafisa mikopo wanapotumia akaunti za barua pepe za mtandaoni za bure, taasisi haina udhibiti juu ya akaunti, hakuna nakala rudufu na hakuna njia ya kurejesha ujumbe wakati mfanyakazi anapoondoka.
- Faili zilizotawanyika kila mahali. Nakala za maombi ya mikopo, nakala za KYC na ripoti za matawi huishia kwenye kompyuta za mezani, simu na diski za flash. Ikiwa kompyuta ndogo inapotea au kuibwa, data huenda nayo.
- Nenosiri dhaifu na kuingia kwa pamoja. Matawi wakati mwingine hushiriki akaunti moja kati ya watu kadhaa, ambayo hufanya iwe vigumu kujua ni nani alifanya nini.
- Uratibu wa polepole. Maidhinisho, sasisho za sera na ripoti huhamishwa kwa simu na barua pepe zilizotumwa, na makao makuuwezi kuona kwa urahisi toleo la hivi karibuni la chochote.
- Ulaghai na maombi bandia ya malipo. Wafanyikazi hupokea barua pepe za kuaminika zinazowauliza kubadilisha maelezo ya akaunti, kufungua viambatisho au kushiriki manenosiri.
Microsoft 365 huleta nini kwa taasisi ya fedha ndogo
Kwa taasisi nyingi za fedha ndogo, Microsoft 365 Business Premium inafaa. Imeundwa kwa ajili ya mashirika yenye watumiaji hadi 300 na inachanganya zana za tija na vipengele vya usalama katika leseni moja. Sehemu kuu ni:
- Exchange Online kwa barua pepe ya kitaalamu kwenye alaniki yako mwenyewe, ikiwa na vichujio vilivyojengewa ndani vya barua taka na programu hasidi.
- Microsoft Teams kwa ajili ya gumzo, simu na mikutano ya video kati ya matawi na makao makuu.
- SharePoint na OneDrive kwa ajili ya kuhifadhi na kushiriki faili kwa usalama, ikiwa na historia ya matoleo.
- Microsoft Entra ID kwa akaunti za watumiaji, uthibitishaji wa mambo mengi na sheria kuhusu ni nani anayeweza kuingia kutoka wapi.
- Microsoft Intune kwa ajili ya kudhibiti kompyuta ndogo na simu, ikiwa ni pamoja na kufuta data ya kampuni kutoka kwa kifaa kilichopotea.
- Microsoft Defender for Business kwa ajili ya kulinda kompyuta ndogo na za mezani dhidi ya programu hasidi na ransomware.
Hatua saba za kupata barua pepe salama na kazi ya pamoja katika matawi yako
1. Hamisha kila mfanyakazi kwenye barua pepe kwenye alan lako mwenyewe
Mpe kila mfanyakazi, ikiwa ni pamoja na wafanyakazi wa shambani na matawi, anwani ya barua pepe kwenye alan la taasisi. Wateja na washirika huona anwani ya kitaalamu, na taasisi inamiliki kila kisanduku cha barua. Mtu anapoondoka, IT inaweza kuzima akaunti na kuhamisha kisanduku cha barua kwa meneja wao kwa dakika. Tumia visanduku vya barua vya pamoja kwa anwani kama vile mikopo@ au info@ badala ya kushiriki nenosiri moja kati ya watu kadhaa.
2. Washa uthibitishaji wa vipengele vingi kwa kila mtu
Uthibitishaji wa vipengele vingi (MFA) unamaanisha nenosiri lililoibwa pekee halitoshi kuingia kwenye akaunti. Wafanyakazi wanathibitisha kila kuingia mpya na programu ya Microsoft Authenticator kwenye simu zao. Hii imejumuishwa katika Microsoft 365 na ni mojawapo ya ulinzi unaofaa zaidi unaoweza kuwasha. Anza na wasimamizi na wafanyakazi wa fedha, kisha ueneze kwa kila mtumiaji.
3. Weka sheria za kuingia wazi na Ufikiaji wa Masharti
Ukiwa na Business Premium, unaweza kuweka sheria kama vile: zuia kuingia kutoka nchi ambazo huna wafanyakazi, hitaji MFA wakati mtu anapoingia kutoka nje ya ofisi, au ruhusu tu ufikiaji wa faili nyeti kutoka kwa vifaa vinavyosimamiwa na kampuni. Sheria hizi hutumika kila mahali, kwa hivyo tawi katika mji mdogo hupata ulinzi sawa na ofisi kuu.
4. Panga faili katika SharePoint kulingana na tawi na idara
Unda tovuti ya SharePoint kwa kila tawi na kila idara, kama vile mikopo, fedha, HR na uendeshaji. Hifadhi faili za mikopo, ripoti na sera hapo badala ya kwenye kompyuta za mkononi. Ruhusa huamua ni nani anayeweza kuona nini: timu ya tawi huona faili zake, wakati wasimamizi wa mikopo katika ofisi kuu wanaweza kuona faili wanazohitaji kukagua. Historia ya matoleo inamaanisha nakala ya zamani inaweza kurejeshwa ikiwa faili imebadilishwa kwa bahati mbaya au kuharibiwa.
5. Tumia Teams kuunganisha matawi na ofisi kuu
Sanidi Timu kwa ajili ya mameneja wa matawi, moja kwa ajili ya maafisa wa mikopo na moja kwa kila mkoa. Tumia chaneli kwa ripoti za kila siku, idhini za mikopo na matangazo, ili taarifa ziwe mahali pamoja na wafanyakazi wapya waweze kuona historia. Mikutano ya Teams hupunguza safari za mafunzo na mikutano ya usimamizi, na hufanya kazi vizuri kwenye mitandao ya simu wakati video imezimwa.
6. Linda Laptops na Simu shambani
Maafisa wa mikopo hubeba taarifa za wateja kwenye Laptops na simu kila siku. Jisajili vifaa hivi katika Intune ili viwe na PIN au nenosiri, usimbaji fiche na programu iliyosasishwa. Ikiwa kifaa kitapotea, IT inaweza kuondoa data ya kampuni kwa mbali. Defender for Business huongeza ulinzi dhidi ya programu hasidi na ransomware kwenye kompyuta za Windows na Laptops.
7. Weka lebo na kulinda taarifa nyeti za wateja
Business Premium inajumuisha zana za kuweka lebo kwenye hati kama za siri na kuonya au kuwazuia wafanyakazi wanapojaribu kutuma vitu kama nambari za utambulisho au maelezo ya akaunti nje ya shirika. Anza kwa urahisi na lebo mbili au tatu, kwa mfano "Ndani" na "Siri - Data ya Mteja", na wafunze wafanyakazi lini ya kuzitumia.
Kusaidia majukumu yako ya utiifu
Taasisi za fedha ndogo katika eneo hilo zinatarajiwa na wasimamizi wao kulinda taarifa za wateja, kudhibiti ufikiaji wa mifumo na kuweka kumbukumbu sahihi. Sheria za ulinzi wa data pia zinatumika katika nchi kadhaa za Afrika Mashariki. Microsoft 365 husaidia kwa kukupa akaunti za watumiaji binafsi, magogo ya ukaguzi ya nani aliyefikia nini, sera za uhifadhi kwa ajili ya barua pepe na hati, na udhibiti mkuu wa vifaa. Timu yako ya utiifu inapaswa kuthibitisha mahitaji maalum yanayotumika kwa taasisi yako katika kila nchi unayofanya kazi.
Orodha ya haraka ya utayari wa Microsoft 365
- Je, kila mfanyakazi, ikiwa ni pamoja na maafisa wa shamba, ana anwani ya barua pepe kwenye alanau yako mwenyewe?
- Je, MFA imewashwa kwa kila akaunti?
- Je, faili za mikopo na hati za wateja zimehifadhiwa kwa kati badala ya kwenye kompyuta za ndani na diski za USB?
- Je, unaweza kuondoa data ya kampuni kutoka kwa kompyuta ndogo au simu iliyopotea au kuibiwa?
- Je, matawi yana njia salama, rasmi ya kushiriki ripoti na idhini na makao makuu?
- Je, wafanyikazi wamefunzwa kutambua barua pepe za ulaghai katika miezi 12 iliyopita?
Ikiwa umejibu “hapana” au “sikujua” kwa maswali yoyote haya, Microsoft 365 inaweza kuziba pengo, na haitakiwi kutokea mara moja.
Jinsi Junubia Host inavyoweza kusaidia
Junubia Host ni mshirika wa Microsoft na ofisi katika Dar es Salaam, Juba na Kigali. Tunasaidia taasisi za fedha ndogo kuchagua leseni sahihi za Microsoft 365, kuhamisha barua pepe na faili kutoka mifumo ya zamani, kuweka sera za MFA na usalama, na kufundisha wafanyikazi wa tawi. Tunaweza pia kulinda mtandao wa tawi lenyewe kwa kutumia ngome za Fortinet na Sangfor, na kusambaza kompyuta ndogo za biashara halisi kwa timu zako. Tazama huduma zetu kwa safu kamili.
Anza na tathmini ya bure ya IT. Wahandisi wetu watapitia usanidi wako wa sasa wa barua pepe, kushiriki faili na usalama na kukupa mpango mfupi, wazi wa kuhamia Microsoft 365. Hakuna gharama na hakuna wajibu. Omba tathmini yako ya bure au tutumie ujumbe kwenye WhatsApp: +255 768 404 666 (Tanzania na Rwanda) au +211 924 786 666 (Sudan Kusini).
Imeandikwa na Dut Majak, Mkurugenzi Mtendaji na Mwanzilishi wa Junubia Host Co Ltd. Dut anaongoza kazi ya Junubia na benki, taasisi za serikali, NGOs na biashara kote Sudan Kusini, Tanzania na Rwanda.
