تتعامل المنظمات غير الحكومية في جنوب السودان مع بعض أكثر المعلومات حساسية في البلاد: قوائم المستفيدين، وسجلات الصحة والحماية، وتفاصيل الموظفين، والتقارير المالية، ووثائق المنح للمانحين الدوليين. تعمل الفرق عبر جوبا ومواقع ميدانية، غالبًا على أجهزة كمبيوتر محمولة مشتركة وهواتف محمولة واتصالات غير موثوقة. ينضم الموظفون والاستشاريون ويغادرون مع بدء المشاريع وانتهائها. في هذه البيئة، يمكن لهاتف واحد مفقود أو كلمة مرور مشتركة أو بريد إلكتروني تصيدي واحد أن يكشف عن بيانات تتوقع منك الجهات المانحة حمايتها.
تدفع العديد من المنظمات غير الحكومية بالفعل مقابل Microsoft 365، وأحيانًا من خلال خطط تبرع أو خصم للمنظمات غير الربحية، ولكنها تستخدم البريد الإلكتروني و Word فقط. يتضمن الاشتراك نفسه أدوات قوية لحماية بيانات المانحين. يشرح هذا الدليل الخطوات العملية لاستخدامها بشكل جيد.
لماذا تعتبر حماية بيانات المانحين مهمة
تطلب الجهات المانحة بشكل متزايد من الشركاء إظهار كيفية الحفاظ على أمان المعلومات. غالبًا ما تتضمن اتفاقيات المنح واستبيانات العناية الواجبة أسئلة حول حماية البيانات والتحكم في الوصول والاستجابة للحوادث. يمكن أن يؤدي خرق البيانات إلى الإضرار بالعلاقات مع الجهات المانحة، وتعريض المستفيدين والموظفين للخطر، وإبعاد وقت الإدارة عن البرامج. لذلك، تعد حماية البيانات الجيدة جزءًا من جودة البرنامج، وليست مجرد مهمة لتكنولوجيا المعلومات.
المخاطر الشائعة للمنظمات غير الحكومية في جنوب السودان
- حسابات البريد الإلكتروني وكلمات المرور المشتركة التي يستخدمها العديد من الموظفين أو فرق بأكملها.
- استخدام Gmail الشخصي أو WhatsApp لإرسال قوائم المستفيدين والتقارير.
- الملفات المحفوظة على أسطح مكتب أجهزة الكمبيوتر المحمولة ومحركات أقراص USB بدون نسخ احتياطي أو تشفير.
- حسابات الموظفين الذين غادروا لا تزال نشطة بعد أشهر.
- رسائل البريد الإلكتروني التصيدية التي تتظاهر بأنها جهات مانحة أو بنوك أو مكاتب رئيسية تطلب مدفوعات أو تسجيلات دخول.
- فقدان أو سرقة أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف أثناء السفر إلى الميدان.
خطوات لحماية بيانات المانحين باستخدام Microsoft 365
الخطوة 1: امنح كل شخص حسابه الخاص
يجب أن يكون لكل موظف ومتطوع واستشاري حساب Microsoft 365 مسمى، وليس تسجيل دخول مشترك. استخدم صناديق البريد المشتركة (على سبيل المثال info@ أو finance@) لصناديق الوارد الخاصة بالفريق؛ لا تحتاج هذه إلى كلمة مرور خاصة بها وتظهر من أرسل كل رسالة. تتيح الحسابات المسماة التحكم في الوصول ومعرفة من فعل ماذا.
الخطوة 2: قم بتشغيل المصادقة متعددة العوامل
المصادقة متعددة العوامل (MFA) تعني أن كلمة مرور مسروقة وحدها لا تكفي لفتح حساب. يؤكد الموظفون تسجيل الدخول باستخدام تطبيق Microsoft Authenticator أو طريقة أخرى. هذه واحدة من أكثر الحمايات فعالية ضد التصيد الاحتيالي ويجب تشغيلها للجميع، بدءًا من المديرين والمالية وأي شخص يدير تقارير المانحين.
الخطوة 3: انقل الملفات إلى SharePoint و OneDrive
قم بتخزين ملفات البرامج والمنح في مواقع SharePoint (واحد لكل فريق أو مشروع) وملفات العمل الشخصية في OneDrive. يتم بعد ذلك الاحتفاظ بالملفات في السحابة، ويتم حفظ الإصدارات، ويمكن إزالة الوصول عند مغادرة شخص ما. تجنب إرسال المستندات كملفات مرفقة؛ شارك الروابط مع الأشخاص المناسبين بدلاً من ذلك، وقم بتعيين المشاركة الخارجية بحيث لا يمكن للمانحين والشركاء المعتمدين فقط فتحها.
الخطوة 4: قم بتسمية وحماية المعلومات الحساسة
اعتمادًا على خطتك، يتضمن Microsoft 365 تسميات الحساسية ومنع فقدان البيانات. يمكنك تسمية المستندات مثل قوائم المستفيدين باسم "سري" بحيث يتم تشفيرها ولا يمكن فتحها بواسطة أشخاص خارج المؤسسة، وتعيين قواعد تنبه الموظفين قبل إرسالهم عبر البريد الإلكتروني لملفات تحتوي على معلومات حساسة. ابدأ ببساطة، مع تسميتين أو ثلاث تسميات يفهمها الجميع.
الخطوة 5: تأمين أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف
باستخدام Microsoft Intune (المضمن في بعض خطط Microsoft 365)، يمكنك طلب رمز PIN أو بصمة الإصبع على الهواتف، وتشفير أجهزة الكمبيوتر المحمولة باستخدام BitLocker، وتحديث Windows، ومسح بيانات العمل من جهاز مفقود أو مسروق. يمكن للموظفين الميدانيين الاستمرار في استخدام هواتفهم الخاصة، بينما تظل بيانات المؤسسة داخل التطبيقات المحمية مثل Outlook و Teams.
الخطوة 6: إدارة المنضمين والمغادرين بسرعة
اتفق على عملية بسيطة بين الموارد البشرية ومديري المشاريع وتكنولوجيا المعلومات. يتلقى الموظفون الجدد حسابًا في يومهم الأول؛ يتم حظر المغادرين في يومهم الأخير، ويتم تسليم ملفاتهم إلى مديرهم، وإعادة تعيين ترخيصهم. هذا يحمي البيانات ويوفر أيضًا تكاليف الترخيص.
الخطوة 7: تدريب الموظفين والتخطيط للحوادث
التدريب القصير والمنتظم على التصيد الاحتيالي وسلامة كلمات المرور ومشاركة الملفات الآمنة يساعد أكثر من جلسة سنوية طويلة. اكتب ما يجب على الموظفين فعله إذا نقروا على رابط مشبوه أو فقدوا جهازًا، ومن يقرر متى يجب إبلاغ المانحين. تدرب على ذلك مرة واحدة، حتى يعرف الناس الخطوات عندما تكون مهمة.
قائمة تدقيق سريعة لحماية بيانات المانحين
- حساب Microsoft 365 مسمى لكل شخص؛ صناديق بريد مشتركة بدلاً من تسجيلات دخول مشتركة
- المصادقة متعددة العوامل مفعلة لجميع المستخدمين
- ملفات البرامج والمنح في SharePoint و OneDrive، وليس على أجهزة سطح المكتب أو محركات أقراص USB
- المشاركة الخارجية محدودة بالمانحين والشركاء المعتمدين
- تسميات الحساسية للبيانات السرية مثل قوائم المستفيدين
- أجهزة الكمبيوتر المحمولة مشفرة والهواتف محمية عبر Intune
- المغادرون محظورون في يومهم الأخير وإعادة تعيين التراخيص
- تدريب على التصيد الاحتيالي وخطة حادث مكتوبة
كيف يمكن لجنوبية هوست المساعدة
تأسست جنوبية هوست في جوبا وتدعم المنظمات غير الحكومية والمؤسسات الحكومية والشركات في جميع أنحاء جنوب السودان. من خلال شراكتنا مع Microsoft، يمكننا مساعدتك في اختيار خطة Microsoft 365 المناسبة، ونقل البريد الإلكتروني والملفات من الأنظمة الشخصية أو القديمة، وإعداد المصادقة متعددة العوامل و SharePoint وتسميات الحساسية و Intune، وتدريب فريقك. كما نحمي شبكات المكاتب باستخدام جدران حماية Fortinet. اقرأ المزيد عن حلول تكنولوجيا المعلومات لدينا في جنوب السودان.
ابدأ بمراجعة مجانية
لست متأكدًا من مدى جودة حماية Microsoft 365 لبيانات المانحين اليوم؟ احجز تقييمًا مجانيًا لتكنولوجيا المعلومات وسنقوم بمراجعة إعداداتك ونقدم لك قائمة قصيرة بالأولويات. يمكنك أيضًا التواصل معنا عبر WhatsApp: +211 924 786 666 (جنوب السودان) أو +255 768 404 666 (تنزانيا ورواندا).
بقلم Dut Majak، الرئيس التنفيذي ومؤسس شركة جنوبية هوست المحدودة. يقود دوت عمل جنوبية مع البنوك والمؤسسات الحكومية والمنظمات غير الحكومية والشركات في جميع أنحاء جنوب السودان وتنزانيا ورواندا.
