Les ONG au Soudan du Sud traitent certaines des informations les plus sensibles du pays : listes de bénéficiaires, dossiers de santé et de protection, détails du personnel, rapports financiers et documents de subvention pour les donateurs internationaux. Les équipes travaillent à Juba et sur le terrain, souvent sur des ordinateurs portables partagés, des téléphones mobiles et des connexions peu fiables. Le personnel et les consultants rejoignent et quittent l'organisation au gré des débuts et fins de projets. Dans cet environnement, un téléphone perdu, un mot de passe partagé ou un e-mail de hameçonnage peut exposer des données que les donateurs s'attendent à ce que vous protégiez.
De nombreuses ONG paient déjà pour Microsoft 365, parfois via des plans de dons ou à prix réduit pour les organisations à but non lucratif, mais n'utilisent que le courrier électronique et Word. Le même abonnement comprend des outils puissants pour protéger les données des donateurs. Ce guide explique les étapes pratiques pour bien les utiliser.
Pourquoi la protection des données des donateurs est importante
Les donateurs demandent de plus en plus à leurs partenaires de montrer comment ils sécurisent les informations. Les accords de subvention et les questionnaires de diligence raisonnable incluent souvent des questions sur la protection des données, le contrôle d'accès et la réponse aux incidents. Une violation de données peut nuire aux relations avec les donateurs, mettre en danger les bénéficiaires et le personnel, et détourner le temps de la direction des programmes. Une bonne protection des données fait donc partie de la qualité des programmes, pas seulement d'une tâche informatique.
Risques courants pour les ONG au Soudan du Sud
- Comptes de messagerie et mots de passe partagés utilisés par plusieurs membres du personnel ou par des équipes entières.
- Utilisation de Gmail personnel ou de WhatsApp pour envoyer des listes de bénéficiaires et des rapports.
- Fichiers enregistrés sur les bureaux d'ordinateurs portables et les clés USB sans sauvegarde ni chiffrement.
- Comptes du personnel qui a quitté l'organisation toujours actifs des mois plus tard.
- E-mails de hameçonnage se faisant passer pour des donateurs, des banques ou le siège social, demandant des paiements ou des identifiants.
- Ordinateurs portables et téléphones perdus ou volés lors de déplacements sur le terrain.
Étapes pour protéger les données des donateurs avec Microsoft 365
Étape 1 : Donner à chaque personne son propre compte
Chaque membre du personnel, bénévole et consultant doit avoir un compte Microsoft 365 nommé, et non un identifiant partagé. Utilisez des boîtes aux lettres partagées (par exemple, info@ ou finance@) pour les boîtes de réception d'équipe ; celles-ci n'ont pas besoin de leur propre mot de passe et indiquent qui a envoyé chaque message. Les comptes nommés permettent de contrôler l'accès et de savoir qui a fait quoi.
Étape 2 : Activer l'authentification multifacteur
L'authentification multifacteur (MFA) signifie qu'un mot de passe volé seul ne suffit pas pour ouvrir un compte. Le personnel confirme les connexions avec l'application Microsoft Authenticator ou une autre méthode. C'est l'une des protections les plus efficaces contre le hameçonnage et elle doit être activée pour tout le monde, en commençant par les directeurs, le personnel financier et toute personne gérant les rapports des donateurs.
Étape 3 : Déplacer les fichiers vers SharePoint et OneDrive
Stockez les fichiers de programmes et de subventions sur des sites SharePoint (un par équipe ou projet) et les fichiers de travail personnels sur OneDrive. Les fichiers sont alors conservés dans le cloud, les versions sont sauvegardées et l'accès peut être supprimé lorsqu'une personne quitte l'organisation. Évitez d'envoyer des documents en pièces jointes ; partagez plutôt des liens avec les bonnes personnes et configurez le partage externe de manière à ce que seuls les donateurs et partenaires approuvés puissent les ouvrir.
Étape 4 : Étiqueter et protéger les informations sensibles
Selon votre plan, Microsoft 365 inclut des étiquettes de confidentialité et la prévention des pertes de données. Vous pouvez étiqueter des documents tels que des listes de bénéficiaires comme « Confidentiel » afin qu'ils soient chiffrés et ne puissent pas être ouverts par des personnes extérieures à l'organisation, et définir des règles qui avertissent le personnel avant qu'il n'envoie par e-mail des fichiers contenant des informations sensibles. Commencez simplement, avec deux ou trois étiquettes que tout le monde comprend.
Étape 5 : Sécuriser les ordinateurs portables et les téléphones
Avec Microsoft Intune (inclus dans certains plans Microsoft 365), vous pouvez exiger un code PIN ou une empreinte digitale sur les téléphones, chiffrer les ordinateurs portables avec BitLocker, maintenir Windows à jour et effacer les données de travail d'un appareil perdu ou volé. Le personnel de terrain peut toujours utiliser son propre téléphone, tandis que les données de l'organisation restent à l'intérieur d'applications protégées telles qu'Outlook et Teams.
Étape 6 : Gérer rapidement les arrivants et les partants
Convenez d'un processus simple entre les RH, les chefs de projet et l'informatique. Les nouveaux employés reçoivent un compte le premier jour ; les partants sont bloqués le dernier jour, leurs fichiers sont remis à leur responsable et leur licence est réattribuée. Cela protège les données et permet également d'économiser sur les coûts de licence.
Étape 7 : Former le personnel et planifier les incidents
Une formation courte et régulière sur le phishing, la sécurité des mots de passe et le partage sécurisé de fichiers est plus utile qu'une longue session annuelle. Notez ce que le personnel doit faire s'il clique sur un lien suspect ou perd un appareil, et qui décide quand les donateurs doivent être informés. Entraînez-vous une fois, afin que les gens connaissent les étapes lorsque cela compte.
Liste de contrôle rapide de la protection des données des donateurs
- Compte Microsoft 365 nommé pour chaque personne ; boîtes aux lettres partagées au lieu de connexions partagées
- Authentification multifacteur activée pour tous les utilisateurs
- Fichiers de programmes et de subventions dans SharePoint et OneDrive, pas sur les bureaux ou les clés USB
- Partage externe limité aux donateurs et partenaires approuvés
- Étiquettes de confidentialité pour les données confidentielles telles que les listes de bénéficiaires
- Ordinateurs portables chiffrés et téléphones protégés via Intune
- Partants bloqués le dernier jour et licences réattribuées
- Formation au phishing et plan d'intervention écrit
Comment Junubia Host peut aider
Junubia Host a été fondée à Juba et soutient les ONG, les institutions gouvernementales et les entreprises à travers le Soudan du Sud. Grâce à notre partenariat Microsoft, nous pouvons vous aider à choisir le bon plan Microsoft 365, à migrer les e-mails et les fichiers depuis des systèmes personnels ou plus anciens, à configurer l'authentification multifacteur, SharePoint, les étiquettes de confidentialité et Intune, et à former votre équipe. Nous protégeons également les réseaux de bureau avec les pare-feu Fortinet. En savoir plus sur nos solutions informatiques au Soudan du Sud.
Commencez par un examen gratuit
Vous n'êtes pas sûr de la protection actuelle de vos données de donateurs par Microsoft 365 ? Réservez une évaluation informatique gratuite et nous examinerons votre configuration et vous donnerons une courte liste de priorités. Vous pouvez également nous joindre sur WhatsApp : +211 924 786 666 (Soudan du Sud) ou +255 768 404 666 (Tanzanie et Rwanda).
Rédigé par Dut Majak, PDG et fondateur de Junubia Host Co Ltd. Dut dirige le travail de Junubia auprès des banques, des institutions gouvernementales, des ONG et des entreprises au Soudan du Sud, en Tanzanie et au Rwanda.
